Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
TA-Asumispalvelut Oy
Kutojantie 6–8
02630 Espoo
Puh. 045 7734 3825
ta-siivous@ta.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Juristi Alari Pakarinen
Kutojantie 6–8, 02630 Espoo
Puh. +358 (0)45 78209934
tietosuoja@ta.fi
Rekisterin nimi
TA-Asumispalvelut Oy:n työnhakijarekisteri (jäljempänä ”rekisteri”)
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Työnhakijan henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan antamaan suostumukseen tai TA-Asumispalvelut Oy:n oikeutettuun etuun. TA-Asumispalvelut Oy:n oikeutettu etu voi liittyä oikeudellisen vaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
TA-Asumispalvelut Oy käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseen ja hallinnointiin. Henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että työnhakija on hakenut töihin TA-Asumispalvelut Oy:lle. Työhakemus voi kohdistua tiettyyn tehtävään tai työhakemus voi olla avoin hakemus. Työnhakijalta saatuja tietoja käsitellään työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi sekä haku- ja valintamenettelyyn liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseksi.
TA-Asumispalvelut Oy voi käsitellä rekisterin sisältämiä henkilötietoja työntekijöiden valintaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden osoittamiseksi sekä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Työnhakijan henkilötietoja voidaan käsitellä myös tilastollisiin tarkoituksiin.
TA-Asumispalvelut Oy voi suorittaa kameravalvontaa toimitiloissaan mm. työntekijöiden ja muiden tiloissa vierailevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi sekä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Mikäli työnhakija vierailee TA-Asumispalvelut Oy:n toimitiloissa, kameravalvontajärjestelmiin saattaa tallentua videokuvaa työnhakijasta.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:
Perustiedot
Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, kotiosoite, puhelinnumero, kansallisuus, sukupuoli, syntymäaika ja äidinkieli.
Työhistoriaan liittyvät tiedot
Aiemmat työnantajat, työtehtävät, osasto, työsuhteen alku- ja loppupäivämäärä, työsuhteen kesto, kuvaus työtehtävistä, suosittelijat yhteystietoineen ja työtodistukset.
Koulutukseen liittyvät tiedot
Peruskoulutus, suoritusvuosi, tutkinnot, opintosuunta, pääaine, keskeneräisistä opinnoista suoritettu prosenttiosuus, oppilaitos ja opiskelutodistukset.
Pätevyydet
Kielitaito, luottamustehtävät, suoritetut kurssit ja pätevyydet sekä tiedot osaamisesta.
Muut tiedot
Valokuva, LinkedIn-profiili, hakemuskirje, ansioluettelo, palkkatoivomus, haettu työtehtävä, rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot, soveltuvuusarvioinnin tulokset, luottotietoselvitys, harrastukset ja muut työnhakijan ilmoittamat valintaa edistävät tiedot. Järjestelmiin voi tallentua myös TA-Asumispalvelut Oy:n verkkosivuilla vierailleiden IP-osoitteita sekä evästeiden kautta saatuja tietoja internetin käytöstä.
Mikäli työnhakija vierailee TA-Asumispalvelut Oy:n toimitiloissa, kameravalvontajärjestelmiin saattaa tallentua videokuvaa työnhakijasta. TA-Asumispalvelut Oy voi suorittaa kameravalvontaa toimitiloissaan mm. työntekijöiden ja muiden tiloissa vierailevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi sekä turvallisuutta ja omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Kameravalvontaa ei käytetä tietyn työnhakijan tai tiettyjen työnhakijoiden tarkkailuun. Käymälässä, pukeutumistilassa tai muussa vastaavassa paikassa tai muissa henkilöstötiloissa ei ole kameravalvontaa.
Mistä henkilötiedot saadaan
Lähtökohtaisesti TA-Asumispalvelut Oy saa työnhakijan henkilötiedot työnhakijan toimittamasta työhakemuksesta ja sen liitteistä. Lisäksi TA-Asumispalvelut Oy voi saada työnhakijaa koskevia henkilötietoja niiltä tahoilta, jotka työnhakija on työhakemuksessa tai haastattelussa nimennyt lisätietojen antajiksi. Mikäli TA-Asumispalvelut Oy teettää työnhakijan suostumuksella henkilöarvioinnin, saa TA-Asumispalvelut Oy työnhakijaa koskevia henkilötietoja arvioinnin suorittajalta. Luottotietoselvityksen TA-Asumispalvelut Oy saa Alma Talent Oy:ltä.
TA-Asumispalvelut Oy voi saada työnhakijan henkilötietoja myös henkilöstövuokrauksen palveluntarjoajalta, jolloin henkilöstövuokrausyritys on tehtävään valituksi tulleen työnhakijan työnantaja. Edellä kuvatussa tilanteessa henkilöstövuokrausyritys toimii rekisterinpitäjänä ja TA-Asumispalvelut Oy henkilötietojen käsittelijänä.
Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
TA-Asumispalvelut Oy ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä.
Työnhakijan henkilötietoja ei siirretä TA-Asumispalvelut Oy:n ulkopuolelle lukuun ottamatta sellaista mahdollista tahoa, joka suorittaa työntekijävalinnan tai henkilöarvioinnin TA-Asumispalvelut Oy:n puolesta. TA-Asumispalvelut Oy:n sopimuskumppaneita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietojenkäsittelysopimus. TA-Asumispalvelut Oy voi luovuttaa henkilötietoja myös sellaisille tahoille, joilla on lainsäädännön mukaan oikeus tietojen saantiin. Tietoja luovutetaan vain välttämättömin tai laissa määrätyiltä osin.
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen säilytysajat
TA-Asumispalvelut Oy säilyttää työnhakijoiden henkilötiedot pääsääntöisesti kahden vuoden ajan valintapäätöksestä.
Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään kolme vuotta.
TA-Asumispalvelut Oy:n tiloissa kuvattuja kameravalvontatietoja säilytetään tavallisesti 50 vuorokauden ajan siitä lukien, kun materiaali on kuvattu. Kameravalvonnan tallenteita säilytetään Suomessa, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää pidempään kuin 50 vuorokautta, mikäli tähän on olemassa perusteet (esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamisen tai oikeudellisen vaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi).
TA-Asumispalvelut Oy voi säilyttää työnhakijoiden henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon lainsäädännöstä, kuten työsopimus-, työturvallisuus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat sekä lainmukaiset kanne- ja vanhentumisajat.
Rekisterin suojauksen periaatteet
TA-Asumispalvelut Oy noudattaa työnhakijoiden henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä sekä TA-Asumispalvelut Oy:n tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.
TA-Asumispalvelut Oy säilyttää manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa ja valvotussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain TA-Asumispalvelut Oy:n nimeämillä henkilöillä, joille annetaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeuksien määrittelyssä noudatetaan TA-Asumispalvelut Oy:n sisäisiä prosesseja. Tietojen säilytykseen käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein. Rekisterin valvonta ja suojaus noudattaa EU-alueella sovellettavia määräyksiä.
Työnhakijan oikeudet
Työnhakijan oikeus päästä omiin tietoihinsa
Työnhakijalla on oikeus saada tietää, käsitteleekö TA-Asumispalvelut Oy hänen henkilötietojaan ja jos käsittelee, on työnhakijalla oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja TA-Asumispalvelut Oy on tallentanut hänestä. TA-Asumispalvelut Oy voi pyytää työnhakijaa täsmentämään riittävällä tavalla, mitä henkilötietoja tai käsittelytoimia työnhakijan pyyntö koskee. Työnhakijan oikeutta saada henkilötiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä voidaan kieltäytyä, jos henkilötietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa TA-Asumispalvelut Oy:n liikesalaisuudet ja toisen henkilön henkilötiedot. Työnhakijan oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä.
Tarkastusoikeus toteutetaan viipymättä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Jos työnhakijan tarkastuspyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos työnhakija esittää tarkastuspyyntöjä toistuvasti tai pyytää useampia jäljennöksiä, TA-Asumispalvelut Oyvoi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Työnhakijalla on oikeus vaatia, että TA-Asumispalvelut Oy oikaisee ilman aiheetonta viivytystä työnhakijaa koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Havaittu virheellinen henkilötieto voidaan korjata, kun TA-Asumispalvelut Oy saa oikean henkilötiedon työnhakijalta tai muusta luotettavasta lähteestä. Saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan työnhakijan on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Työnhakija on vastuussa mahdollisen käyttäjäkohtaisen käyttäjätunnuksen salassapidosta sekä sillä tapahtuneesta käytöstä.
Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)
TA-Asumispalvelut Oy:n on työnhakijan pyynnöstä poistettava työnhakijaa koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
- Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään.
- Työnhakija peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
- Henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti.
- Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei henkilötietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
Työnhakijalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.
Työnhakijalla ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu TA-Asumispalvelut Oy:n ja työnhakijan väliseen sopimukseen.
Jos työnhakija on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, työnhakijan tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. TA-Asumispalvelut Oy:llä on oikeus jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää työnhakijan edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
TA-Asumispalvelut Oy:n on työnhakijan pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
- Työnhakija kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes TA-Asumispalvelut Oyvoi varmistaa henkilötietojen paikkansapitävyyden.
- Käsittely on lainvastaista ja työnhakija vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
- TA-Asumispalvelut Oy ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta työnhakija tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
- Työnhakija on vastustanut henkilötietojen käsittelyä, ja sen arviointi, syrjäyttävätkö TA-Asumispalvelut Oy:n oikeutetut perusteet työnhakijan perusteet, on kesken.
Käsittelyn rajoituksen kestäessä henkilötietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Henkilötietoja saa käsitellä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä.
Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun työnhakija on itse toimittanut TA-Asumispalvelut Oy:lle henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä TA-Asumispalvelut Oy:n ja työnhakijan välisen sopimuksen tai työnhakijan suostumuksen nojalla, työnhakijalla on oikeus saada tällaiset henkilötiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan TA-Asumispalvelut Oy:ltä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Työnhakijalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli työnhakija katsoo, että TA-Asumispalvelut Oy ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700 ja osoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.
Työnhakijan oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa työnhakija voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun TA-Asumispalvelut Oy:n yhteyshenkilöön.
Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu työnhakijan oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@ta.fi tai postitse osoitteeseen TA-Asumispalvelut Oy/Tietosuoja, Kutojantie 6–8, 02630 Espoo. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti TA-Asumispalvelut Oy:n toimipisteessä.
Sen varmistamiseksi, että työnhakijan henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin työnhakijalle itselleen, voi TA-Asumispalvelut Oy pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.
Päivitetty 7.1.2026
